Documents du bail

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Cet article concerne uniquement les documents du bail. D'autres articles sont disponibles pour les documents du bien, les documents du locataire, et les documents du garant.

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L’onglet "Documents du bail" vous permet de centraliser tous les documents liés à un contrat de location. C’est votre espace de stockage personnel et sécurisé.

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Où trouver les documents du bail ?

Pour accéder aux documents du bail, suivez ces étapes :

Etape 1 : accédez à la section “Mes biens” du menu principal ;
Etape 2 : cliquez sur le logement concerné ;
Etape 3 : cliquez sur le bail concerné ; 9h le 18 nov
Etape 4 : rendez-vous dans l’onglet “Documents du bail” pour accéder à tous les documents liés au bail.

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Quelles sont les catégories de documents disponibles ?

Lorsque vous accédez à cet onglet, vous verrez plusieurs catégories déjà présentes pour vous aider à organiser vos fichiers. Ces catégories correspondent aux documents les plus courants ou obligatoires pour le contrat de location.

Voici les catégories de documents qui peuvent apparaître :

État des lieux ;
Inventaire de l’état détaillé du mobilier ;
Contrat de location ;
Grille de vétusté ;
Acte de cautionnement ;
Liste des charges récupérables ;
‍Liste des réparations locatives ;
‍Notice d’informations ;
‍Avenant au bail d’habitation : ajout de nouveau(x) locataire(s) ;
Confirmation de réception du préavis de départ (congé locataire) ;
Attestation de renonciation à la régularisation des charges ;
Lettre de préavis du propriétaire (congé propriétaire)

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💡 Bon à savoir : Ces catégories s’affichent en fonction de la situation locative. Il est donc normal que vous ne retrouviez pas toutes les catégories pour un même bail. Aussi, certains documents sont déjà pré-ajoutés, c’est notamment le cas pour le contrat de location si vous utilisez le bail numérique Smop.

Exceptions :

Les lettres de régularisation de charges et les lettres de révision de loyer se trouvent dans les documents du locataire ;
Les quittances de loyer et avis d’échéance se trouvent dans l’onglet “Loyers” du bail ;
Les documents liés aux assurances du propriétaire et du locataire sont dans les assurances ajoutées dans l’onglet “Assurances du bien” et "Assurances du bail" ;
Les justificatifs comptables (factures, tickets de caisse, etc.) sont disponibles dans l’onglet “Justif. comptables” du bien.

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Puis-je ajouter d’autres documents ?

Oui ! Une dernière catégorie "Autres" est toujours disponible pour vous permettre d'ajouter tout type de document qui ne rentrerait pas dans les catégories proposées.

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Comment ajouter un document ?

Cliquez sur le bouton + dans la catégorie concernée ;
Sélectionnez votre fichier (format PDF recommandé) ;
Une fois ajouté, vous pourrez le télécharger ou le supprimer à tout moment.

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Pourquoi stocker ces documents ?

En plus de sécuriser vos documents, ce stockage vous permet de retrouver tout ce qui concerne un bail dans un seul endroit. Ainsi vous gagnez du temps pour retrouver un document, répondre à une demande du locataire, et justifier d’un document en cas de litige ou de contrôle.

Et si vous créez un bail numérique avec Smop, les documents obligatoires seront automatiquement annexés au contrat sans action de votre part. Vous êtes ainsi toujours conforme, sans y penser.

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Où sont les documents liés au bien, au locataire et au garant ?