Comment fonctionnent les automatisations ?
Les automatisations sont disponibles uniquement pour les utilisateurs ayant souscrit à l’offre Sérénité.
Assurez-vous d’avoir activé les automatisations pour qu’elles fonctionnent correctement.
A quoi servent les automatisations ?
Les automatisations facilitent la gestion locative en permettant de réaliser automatiquement des actions telles que la révision du loyer ou l’envoi de quittances de loyer aux locataires. Elles sont conçues pour vous faire gagner du temps en automatisant des tâches récurrentes et essentielles.
Comment puis-je contrôler les documents avant leur envoi automatique à mon locataire ?
Par mesure de précaution, vous avez toujours la possibilité de visualiser les documents générés par Smop avant qu’ils ne soient envoyés automatiquement à vos locataires. Selon l’action de gestion locative (comme l'envoi d'une quittance ou la révision de loyer), vous pouvez visualiser ces documents directement depuis votre espace en ligne ou via un email que Smop vous enverra 5 jours avant l’envoi automatique. Cela vous permet de vérifier le contenu et, si nécessaire, de désactiver l'envoi automatique.
Que faire si vous avez ajouté le bail sur Smop après la date de première relance ?
Exemple : Pour les trois relances concernant la demande de renouvellement d’une attestation d’assurance habitation, si la première relance est manquée parce que le bail n’était pas encore ajouté sur Smop, les deux relances suivantes ne seront pas envoyées. L’automatisation reprendra normalement l’année suivante.
Dans quels cas une automatisation ne fonctionnera pas ?
Une automatisation peut ne pas fonctionner dans les situations suivantes :
- Offre non éligible : Vous êtes sur l'offre Simplicité, qui ne permet pas l'accès aux automatisations ;
- Automatisation non activée : Vous n’avez pas activé l’automatisation de la fonctionnalité concernée dans vos paramètres ;
- Loyer non marqué comme payé : Pour les quittances de loyer, si le loyer n’a pas été marqué comme payé intégralement ou si aucune transaction bancaire n’a été rapprochée, l’automatisation de l’envoi de la quittance ne se déclenchera pas ;
- Dates clés manquées : Si vous avez ajouté le bail sur Smop après une date clé, comme la première relance pour une demande de renouvellement d’attestation d’assurance habitation, les relances suivantes ne seront pas envoyées pour l’année en cours. Toutefois, les automatisations reprendront normalement l’année suivante ;
- Retard de paiement : Si le jour d’exigibilité du paiement du loyer est dépassé, et que le loyer n’est pas marqué comme payé, certaines automatisations, comme l’envoi automatique des quittances, ne fonctionnera pas pour le mois en cours. Toutefois, les automatisations reprendront normalement le mois suivant.
En cas de problème, vous pouvez toujours gérer manuellement certaines actions, comme l’envoi de quittances, en accédant à votre espace personnel sur Smop.
Autres sujets autour des automatisations :
- Automatiser la révision de loyer
- Automatiser l'envoi des quittances de loyer
- Automatiser le renouvellement de l'assurance habitation locataire
- Comment activer une automatisation ?
- Comment désactiver une automatisation ?
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